Gestión Publicado el 08/10/2012
No existe un criterio determinado para el archivo de documentos pero se exige que se conserven de manera ordenada, vinculándose tal orden con el de las fechas.
Ambito mercantil.
Criterios respecto a la documentación contable:
- el libro Diario registrará día a día todas las operaciones de la empresa, admitiéndose la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.(CCom art.28.2);
- los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables (CCom art.29.1);
- los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales (CCom art.30.1).
El Reglamento que regula las obligaciones de facturación exige que los documentos se conserven con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por el reglamento, de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada (Rgto Fac art.19.2 y 20.1).
Los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas, el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil. Las sociedades mercantiles y demás entidades harán constar, además, su forma jurídica y, en su caso, la situación de liquidación en que se encuentren. Si mencionan el capital, deberán hacer referencia al capital suscrito y al desembolsado. (Ccom art.24).
